Договор как первичный документ бухгалтерского учета

Договор как первичный документ бухгалтерского учета

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Этап 2. Происходит оплата по сделке

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
  • Этап 3. Получение товара или услуги

    Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

    • товарная накладная — для товаров;
    • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
    • акт выполненных работ/оказанных услуг.

    Обязательные первичные документы

    Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

    • договор;
    • счёт;
    • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
    • накладная;
    • акт выполненных работ (оказанных услуг).

    Договор

    С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

    В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

    Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

    Счет на оплату

    Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

    Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

    В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

    Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

    Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

    К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

    Товарная накладная или товарный чек

    Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

    Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

    Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

    Читайте также:  Проверить перевод почта россии по номеру

    Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

    Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

    Акт оказанных услуг (выполненных работ)

    Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

    Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

    Счет-фактура

    Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

    Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

    • информацию о суммах денежных средств;
    • фактурную часть.

    Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

    В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

    Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

    Является ли гражданско-правовой договор первичным учетным документом?

    эксперт журнала "Пищевая промышленность:

    бухгалтерский учет и налогообложение"

    Журнал "Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 72-74.

    В силу п. 2 ст. 1 Закона N 402-ФЗ*(1) бухгалтерский учет — это формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных данным законом, в соответствии с требованиями, установленными им, и составление на основе названной информации бухгалтерской (финансовой) отчетности.

    Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Обязательные требования к составлению первичных учетных документов приведены в п. 12-18 Положения.

    Таким образом, первичные учетные документы — это документы, которые удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций, служат основанием для отражения фактов хозяйственной деятельности в счетах аналитического и синтетического учета. К таким документам могут относиться, например, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции, накладные и т.д.

    Является ли первичным документом гражданско-правовой договор?

    К сожалению, однозначного ответа на этот вопрос действующее законодательство не содержит. Суды высказывают противоречивые точки зрения по обозначенному вопросу.

    Вот что отмечается по этому поводу в Постановлении АС ПО от 28.05.2015 N Ф06-23899/2015 по делу N А57-13648/2014. Гражданско-правовые договоры сами по себе не подтверждают движение денежных средств или факт совершения конкретной хозяйственной операции. Следовательно, такие договоры не могут быть отнесены к числу первичных бухгалтерских документов. В соответствии с ст. 153 ГК РФ сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. В силу ч. 1 ст. 420 ГК РФ договор — это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Таким образом, исходя из изложенного договор является лишь основанием для составления первичных документов бухгалтерского учета. Более того, договор может не содержать обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако это обстоятельство не влечет за собой его недействительность.

    Арбитры Арбитражного суда Смоленской области в Постановлении от 31.08.2015 по делу N А62-6393/2014 высказали похожее мнение. В силу норм, установленных п. 8 ст. 3, п. 1, 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Положением, бухгалтерский учет представляет собой вторичную категорию, призванную зафиксировать и отразить совершенное организацией действие на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Закон N 402-ФЗ и Положение разделяют понятия первичных учетных документов и самого бухгалтерского учета. При этом первичные учетные документы являются основанием для последующего ведения бухгалтерского учета в соответствии с установленным порядком. Таким образом, гражданско-правовые договоры не считаются непосредственно учетными документами и не относятся к документам бухгалтерского учета.

    Иная точка зрения высказана в Постановлении АС СЗО от 09.04.2015 N Ф07-1504/2015 по делу N А56-21786/2014:

    по смыслу положений п. 1 ст. 9 с учетом п. 2 ст. 1, ст. 3 и 5 Закона N 402-ФЗ сделка, совершаемая юридическим лицом, как факт его хозяйственной жизни является объектом бухгалтерского учета, подлежащим оформлению надлежащим образом. С учетом изложенного следует признать, что договор как документ, которым оформляется совершение сделки, относится к первичным учетным документам по смыслу Закона N 402-ФЗ.

    Читайте также:  Интернет бухгалтерия для ип бесплатно

    Добавим: наличие двух противоположных мнений относительно правомерности отнесения гражданско-правового договора к первичным документам хозяйствующие субъекты могут использовать в своих интересах. В зависимости от преследуемых целей они вправе руководствоваться любой из вышеприведенных позиций.

    1 января 2016 г.

    *(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

    Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Журналы издательства "Аюдар Инфо"

    На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы — это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.

    Издатель: ООО "Аюдар Инфо"

    Почтовый адрес: 125124, г. Москва, 1-я улица Ямского поля, д. 15

    Телефон редакции: (495) 925-11-73 (многоканальный)

    Роль первичного документа в бухгалтерском учете

    Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

    Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

    Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

    ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

    О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

    Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

    Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018–2019 годах может быть таким:

    1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

    О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

    1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

    Образец такого акта смотрите здесь.

    1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).
    1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
    • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.
    • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.
    • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.
    • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.
    • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.
    1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018–2019 годов:
    • Приходный кассовый ордер.
    • Расходный кассовый ордер.

    О правилах оформления этого документа читайте здесь.

    О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

    1. Акт зачета взаимных требований.

    Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

    Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

    ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 – список был предложен выше:

    • Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
    • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
    • Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

    Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018–2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

    Читайте также:  Режим счета 40821 поставщика разрешает

    Какие сведения должны содержать формы первичных документов

    Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

    • название документа;
    • дата, когда такой документ был составлен;
    • информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
    • суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
    • денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
    • сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

    О том, как делегируется право подписи, читайте в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».

    Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

    Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

    Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

    Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

    • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
    • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
    • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

    После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

    По внешнему виду выделяют следующие регистры:

    Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

    • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
    • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
    • Комбинированные регистры.

    По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

    • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
    • аналитические регистры (платежная ведомость);
    • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

    Итоги

    Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

    Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

    После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock detector